Surat penawaran yang efektif harus memuat beberapa unsur penting. Ini termasuk identitas perusahaan, tanggal pembuatan surat, nomor surat, perihal, dan penerima surat. Selain itu, bagian isi surat harus menjelaskan produk atau jasa yang ditawarkan, harga, syarat pembayaran, jangka waktu penawaran, dan informasi kontak. Penutup surat sebaiknya berisi ucapan terima kasih dan harapan untuk menjalin kerjasama.