Surat pribadi dan surat resmi memiliki fungsi yang berbeda. Surat pribadi umumnya digunakan untuk komunikasi informal antar individu, seperti menyampaikan kabar, ucapan selamat, atau mengungkapkan perasaan. Sedangkan surat resmi digunakan untuk komunikasi formal yang berkaitan dengan instansi, organisasi, atau urusan kedinasan. Fungsi surat resmi antara lain sebagai bukti tertulis, alat pengingat, pedoman kerja, dan sarana penyampaian informasi penting.